Основными задачами отдела являются:
1. Проведение политики администрации города по вопросам управления архивным делом на территории города.
2. Обеспечение деятельности по хранению, комплектованию, учету и использованию:
документов Архивного фонда Российской Федерации и иных архивных документов, отнесенных к муниципальной собственности города;
документов Архивного фонда Ставропольского края в соответствии с переданными отдельными государственными полномочиями Ставропольского края в данной области на основании Закона Ставропольского края от 31 декабря 2004 г. № 122-кз «О наделении органов местного самоуправления муниципальных образований в Ставропольском крае отдельными государственными полномочиями Ставропольского края по формированию, содержанию и использованию Архивного фонда Ставропольского края»;
документов Архивного фонда Российской Федерации и иных архивных документов, находящихся в частной собственности, при ликвидации негосударственных организаций, индивидуальных предпринимателей без образования юридического лица, зарегистрированных на территории города;
документов Архивного фонда Российской Федерации, принимаемых от граждан по договору дарения, завещанию, договору купли-продажи, решению суда.
3. На отдел могут быть возложены иные задачи в соответствии с законодательством Российской Федерации, Ставропольского края, муниципальными правовыми актами и настоящим Положением.
В соответствии с возложенными на него задачами отдел осуществляет следующие функции:
1. Разрабатывает проекты муниципальных правовых актов по вопросам архивного дела.
2. Готовит предложения для главы города по развитию архивного дела в городе, а также улучшению обеспечения сохранности, комплектования и использования архивных документов.
3. Доводит до сведения главы города и готовит материалы, содержащие данные о нарушении законодательства в области архивного дела
(в том числе указывающие на наличие события административного правонарушения в установленной сфере деятельности), для передачи указанных материалов в уполномоченный орган в области архивного дела.
4. Представляет в уполномоченный орган в области архивного дела отчеты и необходимую информацию:
об исполнении отдельных государственных полномочий Ставропольского края по формированию, содержанию и использованию Архивного фонда Ставропольского края;
о состоянии архивного дела в городе;
о численности, составе и движении работников отдела.
5. Отдел участвует:
в установленном порядке в передаче архивных документов, находящихся в муниципальной собственности города, в собственность Российской Федерации, субъектов Российской Федерации, муниципальных образований;
в работе коллегии, совещаниях-семинарах уполномоченного органа в области архивного дела и иных мероприятиях;
в пределах своей компетенции в работе международных организаций, совещаниях и конференциях по вопросам архивного дела, в международном информационном обмене.
6. В области обеспечения сохранности архивных документов отдел осуществляет:
Постоянное хранение:
документов Архивного фонда Российской Федерации, отнесенных к муниципальной собственности города после истечения сроков их временного хранения в органах местного самоуправления, муниципальных организациях и создаваемых ими архивах;
документов Архивного фонда Российской Федерации, находящихся в частной собственности, при ликвидации негосударственных организаций, индивидуальных предпринимателей без образования юридического лица, зарегистрированных на территории города;
документов Архивного фонда Российской Федерации, принимаемых от граждан по договору дарения, завещанию, договору купли-продажи, решению суда.
7. Временное хранение:
документов Архивного фонда Ставропольского края в соответствии с наделением органов местного самоуправления города отдельными государственными полномочиями Ставропольского края в данной области в соответствии с Законом Ставропольского края от 31 декабря 2004 г. № 122-кз «О наделении органов местного самоуправления муниципальных образований в Ставропольском крае отдельными государственными полномочиями Ставропольского края по формированию, содержанию и использованию Архивного фонда Ставропольского края»;
документов по личному составу, а также архивных документов, сроки временного хранения которых не истекли, отнесенных к муниципальной собственности города, при ликвидации органов местного самоуправления и муниципальных организаций;
документов по личному составу, а также архивных документов, сроки временного хранения которых не истекли, отнесенных к частной собственности, при ликвидации негосударственных организаций, индивидуальных предпринимателей без образования юридического лица, в том числе в результате банкротства, зарегистрированных на территории города.
8. Осуществляет комплекс мероприятий по созданию и соблюдению нормативных режимов и надлежащей организации хранения архивных документов, исключающих их хищение и утрату и обеспечивающих поддержание документов в должном физическом состоянии:
проверку наличия и состояния архивных документов, хранящихся в отделе, и организацию розыска документов, необнаруженных в ходе проверки наличия и состояния, снятие в установленном порядке необнаруженных документов с учета;
контроль технического и физико-химического состояния архивных документов, хранящихся в отделе, выявление архивных документов с повреждениями материальных носителей и текстов;
специальную физико-техническую обработку архивных документов, хранящихся в отделе;
контроль за сохранностью выданных из архивохранилищ отдела архивных документов, осуществление мероприятий по возращению архивных документов в архивохранилища отдела;
в пределах своей компетенции определение и выявление в составе Архивного фонда Российской Федерации уникальных и особо ценных документов;
создание страхового фонда копий уникальных и особо ценных документов Архивного фонда Российской Федерации, хранящихся в отделе, и фонда пользования;
разработку и при необходимости периодический пересмотр планов конкретных мероприятий и других нормативных документов о работе отдела в чрезвычайных ситуациях. Выполнение в установленном порядке мероприятий, предусмотренных планами мобилизационной подготовки и гражданской обороны.
9. В области организации формирования Архивного фонда Российской Федерации осуществляет:
составление списков организаций - источников комплектования отдела, внесение предложений по изменению списков и представление их на согласование экспертно-проверочной комиссии уполномоченного органа в области архивного дела;
ведение наблюдательного дела на каждый источник комплектования отдела;
в пределах своей компетенции совместно с собственником или владельцем архивных документов экспертизу ценности документов в соответствии с установленными критериями (в том числе экспертизу ценности документов, находящихся в частной собственности, с последующим заключением соответствующего договора, предусмотренного законодательством Российской Федерации в области архивного дела);
10. Рссмотрение и подготовку:
к утверждению (согласованию) экспертно-проверочной комиссией уполномоченного органа в области архивного дела описей дел документов постоянного срока хранения и описей дел по личному составу
(или их годовых разделов), образовавшихся в процессе деятельности источников комплектования отдела, актов о неисправимом повреждении документов, актов об утрате документов, актов о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению;
отдел согласовывает инструкции по делопроизводству, номенклатуры дел, положения об архивах и экспертных комиссиях источников комплектования отдела;
осуществляет взаимодействие с делопроизводственными, архивными и экспертными службами источников комплектования отдела в форме методической и практической помощи, в том числе:
в организации документов в делопроизводстве и формировании дел;
по отбору документов в состав Архивного фонда Российской Федерации и подготовке их к передаче на постоянное хранение;
по упорядочению документов по личному составу;
по ведению учета документов Архивного фонда Российской Федерации, находящихся на временном хранении;
по подготовке нормативных и методических документов (пособий) по вопросам делопроизводства и архивного дела;
по совершенствованию работы делопроизводственных, архивных и экспертных служб источников комплектования;
в повышении профессиональной квалификации работников указанных служб.
11. В области учета архивных документов осуществляет:
государственный учет архивных документов, хранящихся в отделе и источниках комплектования отдела; представление установленных
учетных сведений, в том числе паспорта архива, в уполномоченный
орган в области архивного дела для централизованного учета
документов Архивного фонда Российской Федерации и документов по личному составу;
фондирование архивных документов при описании принятых в отдел необработанными документов, переработке описей, не отвечающих требованиям поиска и учета документов, при создании объединенных архивных фондов и архивных коллекций, исправлении ошибок фондирования;
ведение учетной базы данных «Архивный фонд», представление копии базы данных в уполномоченный орган в области архивного дела для ведения базы данных «Фондовый каталог».
12. В области использования архивных документов, хранящихся в отделе, осуществляет:
информационное обеспечение пользователей в соответствии с их запросами, а также в инициативном порядке;
предоставление архивных документов пользователям в читальном зале отдела;
предоставление государственных и муниципальных услуг, в том числе в электронном виде, в соответствии с Федеральными законами от 27 июля 2010 г. № 210-ФЗ «Об организации предоставления государственных и муниципальных услуг» и от 27 июля 2010 г. № 227-ФЗ «О внесении изменений в отдельные законодательные акты Российской Федерации в связи с принятием Федерального закона «Об организации предоставления государственных и муниципальных услуг», постановлением Правительства Российской Федерации от 26 марта 2016 года № 236 «О требованиях к предоставлению в электронной форме государственных и муниципальных услуг»;
экспонирование архивных документов на выставках;
проведение информационных мероприятий (встреч с общественностью, дней открытых дверей, лекций, докладов, «уроков мужества» для учащихся и др.) с использованием архивных документов;
публикацию архивных документов, в том числе в средствах массовой информации;
создание и развитие системы справочно-поисковых средств (научно-справочного аппарата) к архивным документам, хранящимся в отделе (в том числе справочно-информационных изданий о составе и содержании хранящихся в отделе документов), ведение анализа и учет состояния системы научно-справочного аппарата;
подготовку и предоставление документов для проставления апостиля на выдаваемых отделом архивных копиях, выписках и справках по поступившим из-за рубежа запросам российских и иностранных граждан, а также лиц без гражданства;
обеспечение защиты сведений, составляющих государственную и иную охраняемую законом тайну, в пределах своей компетенции;
отдел осуществляет иные функции в соответствии с законодательством Российской Федерации, законодательством Ставропольского края, муниципальными правовыми актами.
